GYIK
Gyakori kérdések és válaszok kiutazó hallgatóknak
ERASMUS
Pályázás előtt felmerülő kérdések:
- Hol találom meg az aktuális pályázati felhívást?
Az aktuális pályázati kiírások mindig az atuális Erasmus+ pályázati felhívások központi honlapján elérhetőek.
- Mikor tudok Erasmus tanulmányi mobilitásra pályázatot leadni,és hol?
Tanulmányi mobilitásra kizárólag a Főpályázat (szeptemberi kiírás) és a Pótpályázat (februári kiírás) során lehetséges, a Neptun felületen.
- Mikor tudok Erasmus szakmai gyakorlati mobilitásra pályázatot leadni, és hol?
Szakmai gyakorlatra a pályázás a szemeszer első napjától az utolsó napjáig folyamatos, a Fő- és pótpályázat alatt a Neptunon, azokon kívül emailben a szakmai koordinátornál lehet a pályázati dokumentumok megküldésével.
Rövid doktori mobilitás esetén a pályázati dokumentumokat a Doktori Iskola Titkárnak kell megküldeni.
- Mennyi idővel a szakmai gyakorlati kutazásom előtt érdemes pályázatot leadni?
Legalább 2 hónappal, de jobb, ha még annál is hamarabb adja le a hallgató a pályázatot, ugyanis több döntési folyamaton kell végig mennie a pályázatnak, majd a mobilitás előtti dokumentumoknak el kell készülniük, a szerződést el kell készíteni és az ösztöndíj kiutalásától számított még 1 hónap, mire a hallgató számlájára kerül az ösztöndíj. Így érdemes 3 vagy akár akár 4 hónappal is hamarabb leadni a pályázatot, hogy már a mobilitás előtti költségeket (repülőjegy, szállás) is az ösztöndíjból lehessen finanszírozni.
- Melyik egyetemekre pályázhatok tanulmányi mobilitást?
Minden hallgató azok közül az egyetemek közül választhat célegyetemet, amellyel a szakjának megfelelő Intézet/Tanszéknek szerződése van. Erről bővebb információt a szakmai koordinátor tud adni.
- Ki a szakmai koordinátorom? Ki a kari koordinátorom? Mi a különbség a kari és a szakmai koordinátor között?
- A szakmai koordinátor a küldő Intézet/Tanszék felelős koordinátora, aki akadémiai, illetve intézettel/tanszékkel kapcsolatos kérdésekben áll a hallgató rendelkezésére (milyen egyetemekkel van az Intézetnek/Tanszéknek szerződése, hova pályázhat a hallgató, milyen itthoni tárgyakra lehet elfogadtatni a kinti tárgyakat.)
- A kari koordinátor (outgoing@btk.elte.hu) az adminisztratív koordinátor, minden tanulmányokkal kapcsolatos/akadémiai kérdésen kívüli kérdéssel hozzá kell fordulni.
- Ki pályázhat tanulmányi mobilitásra/ szakmai gyakorlatra
- aki a pályázat benyújtásának idején hallgatói jogviszonnyal rendelkezik az ELTE-n;*
- aki magyar állampolgársággal, regisztrációs igazolással vagy érvényes letelepedési, illetőleg tartózkodási engedéllyel rendelkezik;
- BA vagy osztatlan képzésben részt vevő hallgató esetében: akinek a pályázás idején van legalább 1 lezárt féléve (a speciális kari szabályok ettől eltérhetnek);
- aki abban a félévben, amelyben a kiutazást tervezi, aktív hallgatói jogviszonnyal rendelkezik az ELTE-n (kivéve diplomaszerzést/abszolválást követő szakmai gyakorlat esetében);
- valamint aki megfelel az adott karon/tanszéken meghirdetett pályázati követelményeknek.
* abszolválás/diplomaszerzés utáni szakmai gyakorlatra pályázók figyelmébe: a hallgatói jogviszony az utolsó félév vizsgaidőszakának utolsó napján megszűnik, így kérjük, hogy még azelőtt előtt adják le pályázatukat. -
Ki pályázhat rövid távú doktori mobilitásra?
Az a doktori hallgató:
- aki a pályázat benyújtásának idején hallgatói jogviszonnyal rendelkezik az ELTE-n;
- aki magyar állampolgársággal, regisztrációs igazolással vagy érvényes letelepedési, illetőleg tartózkodási engedéllyel rendelkezik;
- akinek a pályázás idején van legalább 1 lezárt féléve (a speciális kari szabályok ettől eltérhetnek)
- aki abban a félévben, amelyben a kiutazást tervezi, aktív hallgatói jogviszonnyal rendelkezik az ELTE-n (kivéve abszolválást követő, szakmai gyakorlati célú rövid távú mobilitás esetén)
- valamint aki megfelel az adott karon meghirdetett pályázati követelményeknek. - Milyen dokumentumok szükségesek tanulmányi mobilitásra/szakmai gyakorlatra (hosszú távú) történő pályázáshoz?
RÉSZKÉPZÉS SZAKMAI GYAKORLAT motivációs levél és tanulmányi terv
(magyarul és a mobilitás nyelvén)motivációs levél és munkaterv
(magyarul és a mobilitás nyelvén)önéletrajz
(magyarul és a mobilitás nyelvén)korábbi félévek tanulmányi eredményei a Neptunból kinyomtatva
(mesterképzéses hallgatók az alapszakos eredményeket is csatolják)diploma másolata
(amennyiben mester- vagy doktori képzésben vesz részt)nem magyar állampolgárnak: érvényes letelepedési vagy tartózkodási engedély/regisztrációs igazolás vagy a menekültstátuszt igazoló okmány másolati példánya Opcionális melléklet: bármilyen közéleti vagy egyéb releváns tudományos tevékenység igazolása (HÖK, ESN, OTDK stb.) Észak-Macedóniába, Szerbiába vagy Törökországba pályázóknak: Hozzájárulás adattovábbításhoz ún. harmadik országba történő adattovábbítás esetén ----- fogadólevél / meghívólevél
(a fogadó cég/szervezet állítja ki a hallgatónak): nem felsőoktatási intézmény esetén tartalmazza a fogadó intézmény 1. székhelyének pontos postai címét, 2. e-mail címét és 3. telefonszámát is
- Milyen dokumentumok szükségesek rövidtávú doktori mobilitásra történő pályázáshoz?
- elektronikusan kitöltött, hitelesített pályázati űrlap (letölthető itt)
- fogadólevél / meghívólevél (a fogadó cég/szervezet állítja ki a hallgatónak).
- tanulmányi terv/munkatervet is tartalmazó motiváció levél (magyarul és a mobilitás nyelvén) – Figyelem! A BTK-n ezt a dokumentumot a témavezetőnek alá kell írnia!
- önéletrajz (magyarul és a mobilitás nyelvén);
- korábbi félévek tanulmányi eredményei a Neptunból kinyomtatva;
- ha nem magyar állampolgár, akkor az érvényes letelepedési vagy tartózkodási engedély/regisztrációs igazolás vagy a menekültstátuszt igazoló okmány másolati példánya;
- opcionális melléklet: bármilyen igazolás, ami a hallgató közéleti vagy egyéb releváns tudományos tevékenységét igazolja (HÖK, ESN, OTDK stb.).
-Észak-Macedóniába, Szerbiába vagy Törökországba pályázó hallgatóknak: Hozzájárulás adattovábbításhoz ún. harmadik országba történő adattovábbítás eseténű
A pályázatok elkészítésével kapcsolatos szakmai kérdésekben a doktori témavezető, a Learning Agreement kitöltésében a szakmai koordinátor a pályázat szabályzati és adminisztratív kérdéseivel kapcsolatban a kari koordinátor tud segíteni.
- Lekéstem a Neptunban a pályázati határidőt. Most mit tegyek?
Tanulmányi mobilitásra kizárólag a Fő- és pótpályázat alatt lehet pályázatot benyújtani, így ezesetben kérjük, várjon a következő pályázati időszakig.
Szakmai gyakorlatra a pályázás folyamatos, minden szemeszterben a szemeszter utolsó napjáig nyújthat be a hallgató pályázatot a szakmai koordinátoránál.
Rövidtávó doktori mobilitásra a pályázás a honlapon kiírt pályázati határidő lejártáig folyamatos. Határidőn kívül pályázatnem fogadható be.
- Milyen nyelvvizsgát követel meg a partner a kiutazáshoz?
Ez minden egyetem esetében más és más, melyre sajnos sem a kari sem a szakmai koordinátor nem tud pontos választ adni. Kárjük a hallgatót, hogy még a mobilitás megpályázása előtt érdeklődjön, tájékozódjon ezekről a kérdésekről a partner egyetem honlapján, ileltve a partner egyetem koordinátoránál emailben.
- Utolsó aktív félévemben vagyok, záróvizsga előtt állok. Mehetek Erasmusra?
Mielőtt a pályázatot leadja a hallgató, nyomatékosan kérjük, hogy nézzen utána a hallgató a partneregyetemen, hogy mikor van az ottani félévnek vége, mikor tud levizsgázni, mikor tudja megkapni a záródokumentumait, mivel a hallgatónak haza kell érnie a záródokumentumaival együtt, legalább 2 héttel a záróvizsgájának napja előtt.
- Összsen hány hónapot tölthetek Erasmussal a képzésem alatt?
Képzésenként (BA/MA) összesen 12 hónap használható fel hallgatónként. Osztatlan tanérképzés esetén ez 24 hónap. Egy mobilitás maximum 5 hónapig tarthat (tanulmányi mobilitás esetén 1 félév, szakmai gyakorlat esetén maximum 5 hónap ugyanannál az intézménynél). Egy akadémiai éven belül lehet két pályázatot is benyújtani (őszi és tavaszi félévre is), de kizárólag különböző intézményekbe.
- Elhasználtam 2x5 hónap tanulmányi mobilitást egy képzésen belül. Mehetek még szakmai gyakorlatra?
Egy mobilitásnak minimum 2 hónaposnak kell lennie (60 nap). Tehát, ha van minimum 60 napnyi maradék a 12 hónapból, akkor az felhasználható egy szakmai gyakorlatra
Elnyert mobilitás esetén felmerülő kérdések:
- Elnyertem a megpályázott Erasmus tanulmányi/szakmai mobilitást. Mi az első lépés?
Először is, kérjük a nyertes hallgatókat, hogy részletesen olvassák végig a nyerteseknek szóló központi weboltalt, azon belül sorrendben a mobilitás előtti, majd -alatti és végüli -utáni oldalakat. Ezen kívül erősen ajánlott az aktuális pályázati időszak után, a nyerteseknek szóló BTK kiutazó hallgatói online tájékoztatón részt venni. Ha valamilyen oknál fogva az eseményen a hallgató nem tud részt venni, annak rögzített video felvételét és prezentációs anyagát kérjük, hogy nézze vissza, és olvassa végig. A felvétel linkjét és a pdf file-t a kari koordinátor minden nyertes hallgatónak kiküldi emailben.
- Milyen honlapról tájékozódhatok?
Tanulmányi mobilitás és hosszú távú szakmai gyakorlat esetén a központi honlap itt érhető el.
Rövid távú doktori mobilitás esetén a központi honlap itt érhető el.
A BTK Erasmus oldala itt érhető el.
- Milyen kiutazás előtti dokumentumokat kell beküldeni, kinek és milyen határidővel?
- Minden kiutazás előtt beküldendő dokumentum fent van a mobilitás előtti honlapon. A KARI KOORDINÁTOR részére (outgoing@btk.elte.hu) beküldendő dokumentumok: Learning Agreement before the mobility (mindenki által aláírva), EU kártya képe (vagy egészségbiztosítás, amely a teljes mobilitási időszakot biztosítja), OLS teszt.
- A beküldési határidő őszi szemeszterre kiutazó hallgatóknak július 15, tavaszi szemeszterre kiutazó hallgatóknak december 10.
- Mit kell tennem, hogy elkészítsék nekem a támogatási szerződésemet?
A kiutazás előtti dokumentumokat meg kell küldeni emailben a kari koordinátornak, valamint a mobilitás előtti honlapon található űrlapot online be kell küldeni. Az űrlap automatikusan az Erasmus+ és Nemzetközi Programok Osztályára érkezik be, ezt a kari koordinátor nem látja.
- Mi az a Learning Agreement?
- Tanulmányi mobiilitás esetén: A Learning Agreement az a dokumentum, amelyben a hallgatónak fel kell vezetnie, hogy milyen tárgyakat fog felvenni és szeretne elvégezni a partner egyetemen, ahová a mobilitást elnyerte (A táblázat), és ezeket a tárgyakat itthon milyen tárgyakra fogja tudni befogadtatni (B táblázat). Minta
- Szakmai gyakorlat esetén: A Learning Agreement rögzíti a szakmai gyakorlat alatt végzendő teendőket. Minta
- Kinek kell aláírnia a Learning Agreementemet?
A Learning Agreementet mindig 3 félnek kell aláírnia ahhoz, hogy hiteles legyen: 1. a Hallgatónak , 2: az ELTE-s szakmai koordinátornak, 3. a partner egyetem releváns koordinátorának.
- Ki a szakmai koordinátorom? Ki a kari koordinátorom? Mi a különbség a kari és a szakmai koordinátor között? Kit hova kell írni a Learning Agreementben?
- A szakmai koordinátor a küldő Intézet/Tanszék felelős koordinátora, aki akadémiai, illetve intézettel/tanszékkel kapcsolatos kérdésekben áll a hallgató rendelkezésére (milyen egyetemekkel van az Intézetnek/Tanszéknek szerződése, hova pályázhat a hallgató, milyen itthoni tárgyakra lehet elfogadtatni a kinti tárgyakat.) Ő a felelős személy "Responsible person at the host institution" a Learning Agreement, valamint az ekvivalencia formanyomtatvány (kinttartózkodás alatti, BTK speciális teendők) aláírásáért.
- A kari koordinátor (outgoing@btk.elte.hu) az adminisztratív koordinátor, minden tanulmányokkal kapcsolatos/akadémiai kérdésen kívüli kérdéssel hozzá kell fordulni. Ő az "Administrative contact person at the host Institution" a Learning Agreementben, neki nincsen LA aláírási jogosultsága.
- Hol és hogyan kell kitölteni a Learning Agreementet?
- Tanulmániy mobilitás esetén a Learning Agreementet az Online Learning Agreement rendszerében kell kitölteni.
Egy informatikai átállás miatt egyes fogadó egyetemek elérése jelenleg nem biztosított az Online Learning Agreement (OLA) rendszerében. Ez azt jelenti, hogy kitöltéskor nem jelenik meg a fogadó egyetem a választható intézmények között, vagy megjelenik, de az OLA hibaüzenetet jelez. Amennyiben érinti a probléma, akkor az online változat helyett az alábbi dokumentumot töltse ki: Learning Agreement tanulmányi mobilitáshoz . A kitöltéshez itt található Kitöltési úmutató.
- Hosszú távú szakmai gyakorlat esetén az Online Learning Agreement rendszere jelenleg nem elérhető, ezért kérjük, hogy az alábbi Learning Agreement dokumentumot töltsék ki: Learning Agreement szakmai gyakorlathoz A kitöltéshez itt található Kitöltési útmutató.
- Rövid távú doktori mobilitás esetén pedig az alábbi Learning Agreement sablon használható.
- Milyen bankszámla szükséges a kiutazáshoz?
Bármely bankszámla megfelel, azonban, mivel az ösztöndíj euróban érkezik, érdemes euró alapú bankszámlát nyitni. Revolut is elfogadható.
- Milyen nyelven kell az OLS tesztet kitölteni?
Az OLS tsztet mindig a mobilitás nyelvén kell kitölteni. Ha az adott nyelv nem szerepel az OLS tszt lehetőségek között, vagy a mobilitás nyelve a hallgató anyanyelve, akkor OLS tesztet nem kell beküldeni.
- Mikor érkezik meg az ösztöndíj?
A hitelesített támogatási szerződés visszaküldésekor az Erasmus+ és Nemzetközi Osztály megkezdi a kiutalás folyamatát. Amikor a kiutalás megtörtént, onnantól számítva még 1 hónap, mire a hallgató számlájára érkezik az ösztöndíj.
- Mennyi ösztöndíj érkezik az első utaláskor?
A teljes kinttartózkodási időszakra (amit a hallgató az űrlapban adott meg) vonatkozó összeg 90%-a. A maradék 10% a mobilitás végeztével, a hiánytalan záródokumentumok beküldése után, azok központi ellenőrzése után kerül kifizetésre. (A kiutalástól számítva itt is 1 hónap, mire a hallgató számlájára érkezik a pénz.)
- Mi történtik, ha valamiért idő közben meg kell szakítanom a mobilitásomat?
- Ha a mobilitás időtartamából már letelt minimum 2 hónap (60 nap), akkor a a partner egyetem koordinátorától kérni kell egy időtartam igazolást (Certificate of Attendance), amely alapján az Erasmus+ és Nemzetközi Programok Oszálya újra kalkulálja az ösztöndíj összeget, és a hallgatnak a kiutalt, de kint nem töltött napokra vonatkozó mennyiségű ösztöndíjat euróban vissza kell utalnia.
- Ha a mobilitás időtartama a megszakításkor nem éri el a minimális 60 napot, akkor a hallgatónak lehetősége van vis maior kérelmet leadni, melyről bővebb információ ezen a honlapon, a III. pontban olvasható.
- Milyen mobilitás alatti dokumentumokat kell beküldenem és milyen határidőre?
A Learning Agreement during the mobility és annak melléklete, az ekvivalencia formanyomtatvány (mindenki által aláíratva) beküldése szükséges a kari kordinátor email címére (outgoing@btk.elte.hu), őszi félévben kiutazók számára november 30-ig, tavaszi félévben kiutazók számára április 30-ig.
- Mi az az ekvivalencia formanyomtatvány, ki írja alá és mikor kell leadni?
Az ekvivalencia formanyomtatványról a BTK Erasmus oldalának kinttartózkodás alatti fülén, az erről szóló lekattintható menüpontban olvashat.
- Nem sikerült a kinti egyetemen 20 kreditet elvégeznem. Most mi lesz?
Ha a hallgatónak valamilyen oknál fogva nem sikerül a kinti egyetemen a mobilitása során 20 kreditet elvégeznie, lehetőség van egy úgynevezett "visszafizetés alóli felmentési kérelem" megírására. Erre nincsen formanyomtatvány, a hallgató szabadon megírhatja. A kérelmet a Nemzetközi Dékánhelyettes Asszony részére kell címezni, de a kari koordinátornak kell megküldeni emailben, pdf formátumban. A kérelemnek tartalmaznia kell minden információt arról, hogy miért nem sikerült a 20 kredit megszerzése. A kérelmet a szakmai koordinátor és a Dékánhelyettes Asszony is véleményezni fogja, dönthetnek annak támogatásáról / nem támogatásáról. A támogatáshoz általában 18 kredit megszerzése szükséges, annál kevesebb kredit esetén nyomós indok esetén támogatott a kérelem. A támogatás elnyerése esetén a hallgatónak nem kell visszafizetnie semmit az ösztöndíjából.
A támogatási kérelem be nem küldése esetén, vagy ha kérelem nem támogatott, a hallgatónak kreditarányosan vissza kell fizetni az ösztöndíjából.
- Kihez forduljak a kiegészítő támogatásokkal kapcsolatban? (Esélyegyenlőségi támogatás, Fogyatékossággal élő vagy tartósan beteg hallgatók kiegészítő támogatása, Zöld utazás támogatás)
A kiegészítő támogatások honlapon, az oldal aljára görgetve, a megfelelő tanév legördülő menüjében minden kiírt pályázat, és az azokkal információ megtalálható.
- Mi történik, ha tovább kell kint maradnom, mint ameddig a támogatási szerződésem szól?
Tanulmányi mobilitás esetén, a mennyiben részképzés esetén a Támogatási szerződésben megadott záró dátumnál tovább szükséges kint maradnia, lehetőség van a mobilitás meghosszabbítására (minimum 5 nappal) az utolsó vizsga napjáig. Kérjük, hosszabbítási szándékát e-mailben jelezze kari koordinátorának (outgoing@btk.elte.hu), az új záró dátumot megadva! Pozitív visszajelzés után kövesse a hosszabbítási dokumentáció folyamatát az alábbi honlap II/C. pontjában.
- Nincs útlevelem. Ez gond?
Az EU országaiba, illetve a Schengeni övezet országaiba nem kell útlevél a határátlépéshez, itt az érvényes személyi igazolvány megléte elég. Egyéb országokba a belépési feltételek változóak, további információ a Konzuli szolgálat honlapján található.
- Vehetek-e fel itthon a Neptunban órát, miközben külföldön töltöm a mobilitásomat?
Az ELTE nem támogatja a kettős terhelést, azonban kivételes tanulmányi rend kérelem leadásával és annak pozitív elbírálásával lehetséges itthon tárgyat felenni és elvégezni a külföldi mobilitás alatt. Kivételes tanulmányi rend kérelem leadásával kapcsolatos kérdésekkel (hol, mikor és hogyan lehet leadni), a szakos tanulmányi előadóhoz kell fordulni